Faktury, rachunki, paragony – sposobów dokumentacji rozliczeń jest wiele. Dzisiaj mamy mnóstwo dopuszczalnych form ich wystawiania – papierowo i elektronicznie. Jednak system, mimo wielu prób, nadal nie jest odporny na nadużycia. Pomysłem na jego uszczelnienie ma być KSeF czyli Krajowy System elektronicznych Faktur, o którym mówi się coraz więcej w związku ze zbliżającym się terminem wejścia w życie nowych przepisów. Era KseF nadchodzi nieubłaganie – czy jest się czego bać?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to już istniejąca platforma teleinformatyczna, która będzie umożliwiała wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur tzw. ustrukturyzowanych. KSeF będzie oznaczał dokumenty numerem identyfikującym oraz weryfikował poprawność faktur z konkretnym wzorem. Przepisy, które mają dokończyć regulacje, czekają na podpis Prezydenta lub, w przypadku rozporządzeń wykonawczych nadal są na etapie uzgodnień. Oznacza to, że firmy zajmujące się produkcją oprogramowania i podatnicy nadal nie mają jasności co do przyszłego stanu prawnego
Choć system działa już od ponad roku, w tej chwili korzystanie z niego jest dobrowolne. To się jednak zmieni. Prędzej czy później każda osoba, która prowadzi działalność gospodarczą w Polsce, będzie musiała stosować fakturowanie elektroniczne – również osoby na jednoosobowej działalności gospodarczej.
Wnioskując po panice w mediach, ten nowy system trochę nas przeraża – stwierdza Eryk Skłodowski, doradca biznesowy i finansowy z Kancelarii Skłodowscy. Boimy się, bo nie wiemy jak to będzie. Już widzimy zakłócenia i piętrzące się przeszkody. Nie czujemy się gotowi na nowości, nie mamy czasu na przygotowania. Boimy się tym bardziej po informacji z ostatnich tygodni o odrzuceniu nowelizacji przepisów w sprawie KSeF przez Senat, który swoja decyzję uzasadnił faktem, że ustawa jest niedopracowana i podkreślił, że nie we wszystkich obszarach kraju przedsiębiorcy mają dostęp do dobrze działających sieci, a firmy mogą borykać się z zakłóceniami i awariami. Podczas posiedzenia komisji pojawiły się też wątpliwości dotyczące nakładania kar na podatników. No i co teraz?
Sejm już odrzucił uchwałę Senatu, więc przepisy i terminy pozostaną w mocy. Jeżeli nie zdarzy się nic niezwykłego, od 1 lipca 2024 roku będziemy w zupełnie nowej rzeczywistości
Czas zatem przestać się bać, wziąć sprawy w swoje ręce i po prostu przygotować się na erę KSeF – apeluje ekspert z Kancelarii Skłodowscy. Warto popatrzeć na KSeF jako na coś, co ma nam ułatwić, a nie utrudnić życie. W końcu Krajowy System Elektronicznych Faktur ma wyeliminować błędy w rozliczeniach, oszczędzać czas przedsiębiorców i zwalczać oszustwa finansowe. Narzędzie ma być stosowane w celu ułatwienia wymiany faktur między podmiotami gospodarczymi. Wśród innych korzyści, jakie się wymienia w kontekście KSeF, znajdują się też: automatyzacja, uporządkowanie dokumentacji i wreszcie ochrona środowiska.
Zdaniem Eryka Skłodowskiego z Kancelarii Skłodowscy – dla przedsiębiorcy, który korzysta z usług biur rachunkowych, procedura rozliczeniowa nawet się uprości. W KSeF przewidziana jest możliwość wskazania podmiotu uprawnionego do wystawiania faktur np. biura rachunkowego.
W takim przypadku pracownicy tego biura będą wystawiać faktury podatnika w jego imieniu.
Pewne obawy mają natomiast księgowi, którzy od lat zmagają się z niejasnymi przepisami oraz problemami związanymi z obsługą systemów księgowych. Nic dziwnego, że kolejna rewolucja na horyzoncie niektórych po prostu przeraża. Jak wynika z tegorocznego raportu Unifiedpost Group “KSeF. Fakty. Obawy Wątpliwości”, ponad 55 proc. księgowych wierzy jednak, że nowy system może przyspieszyć i zautomatyzować obsługę faktur. Jednocześnie aż 40 proc. badanych boi się, że KSeF nie będzie funkcjonował prawidłowo, a 26 proc. obawia się trudności w dostosowaniu obecnie wykorzystywanych programów księgowych do współpracy z państwowym systemem faktur elektronicznych. Jest na to jedna rada: ćwiczenie, praktyka – przekonuje Eryk Skłodowski. Nowości można oswoić tylko w jeden sposób – podejść do nich z otwartością i z odpowiednim wyprzedzeniem. Warto też korzystać z podpowiedzi, które już szykują eksperci. Cel jest taki, że ma być łatwiej. I będzie – pod warunkiem, że nie zostawimy sprawy na ostatnią chwilę.
Teraz jest właśnie czas przygotowania się do KSeF i jest to zadanie dla specjalistów, którzy mają zachęcać księgowych i przedsiębiorców do podejmowania prób korzystania z systemu, pokazywać, jak to robić oraz uświadamiać z jakich rozwiązań i ułatwień warto skorzystać. Doradcy szkolą w kwestiach obsługi merytorycznej, a eksperci IT przybliżają zagadnienia techniczne – potrzebne jest jedno i drugie. My na naszych szkoleniach zaczynamy od najprostszych rzeczy, takich jak np. wystawianie faktur sprzedaży – nie w Excelu, nie na kartce, tylko w Portalu Klienta, z poprawną numeracją i prawie automatycznym księgowaniem przez księgowego – wyjaśnia Eryk Skłodowski. Ten mały kroczek rozpoczyna przygodę przedsiębiorcy z Portalem Klienta, który zapewnia obsługę KSeF.
Warto też wiedzieć, że Resort Finansów przewidział sytuację, w której wystawianie faktur w KSeF stanie się niemożliwe np. z powodu awarii lub aktualizacji samego systemu. Jeśli księgowy zostanie pozbawiony dostępu do KSeFz przyczyn od siebie niezależnych, będzie mógł wystawić fakturę offline w postaci papierowej i połączyć ją przy pomocy kodu QR z zapisem w bazie KSeF. Przepisy wprowadzą również obowiązek podawania w opisie przelewu numeru nadawanego przez KSeF. Nie taki więc diabeł straszny… o ile odpowiednio się przygotujemy – podsumowuje Eryk Skłodowski. KSeF na pewno uporządkuje dokumentację co znacznie ułatwi życie zarówno Urzędom Skarbowym, jak i samym przedsiębiorcom. To dobra wiadomość, bo z naszego wieloletniego doświadczenia wynika, że porządek w dokumentacji jest ważny przy zarządzaniu jednostkami gospodarczymi.
Kancelaria Podatkowa Skłodowscy działa od 1993 roku, kiedy to powstała firma Buchalter Skłodowscy jako kilkuosobowa rodzinna spółka cywilna. Obecnie Kancelaria Podatkowa Skłodowscy to marka zrzeszająca spółki, których wspólnym celem jest świadczenie kompleksowej oferty usług dla przedsiębiorców, zgodnie z hasłem: już nigdy nie będziesz sam w biznesie.
foto Scott Graham | Unsplash
